Hoe verwerk je retouren en terugbetalingen in WooCommerce?
Wanneer een klant een product wil retourneren of een terugbetaling aanvraagt, is het belangrijk om dit soepel af te handelen. WooCommerce biedt meerdere opties om retouren en refunds te verwerken, afhankelijk van de betaalmethode en je beleid.
1. Een retouraanvraag ontvangen en controleren
- De klant neemt contact op via e-mail of een retourformulier.
- Controleer of het product aan de retourvoorwaarden voldoet.
- Stuur de klant instructies voor het retourneren, inclusief een retouradres.
- Vraag de klant om de trackingcode van het retourpakket te sturen (indien nodig).
2. Bestelling zoeken in WooCommerce
Als het retourpakket is ontvangen, verwerk je de retour in WooCommerce:
- Ga naar je WordPress-dashboard.
- Klik op WooCommerce > Bestellingen.
- Zoek de bestelling van de klant en klik erop.
- Controleer de status van de bestelling (meestal ‘Voltooid’ of ‘Verzonden’).
3. Terugbetaling verwerken in WooCommerce
Terugbetaling via WooCommerce (voor iDEAL, PayPal, Creditcard etc.)
- Open de bestelling in WooCommerce.
- Scroll naar het blok “Bestelacties” en klik op “Terugbetaling”.
- Voer het bedrag in dat je wilt terugbetalen (volledig of gedeeltelijk).
- Klik op “Terugbetalen via betaalmethode”.
- WooCommerce verwerkt de terugbetaling via de gekoppelde betaalprovider (bijv. Mollie, PayPal, Stripe).
Let op:
- Bij sommige betaalmethodes kan het 3-5 werkdagen duren voordat de klant het geld ontvangt.
- iDEAL ondersteunt geen directe refunds via WooCommerce. Hiervoor moet je handmatig een terugbetaling doen via Mollie of je bank.
4. Handmatige terugbetaling verwerken (bijv. via bankoverschrijving)
Als je de betaling niet via WooCommerce kunt terugstorten (bijvoorbeeld bij een handmatige overschrijving), doe je dit zo:
- Voer de terugbetaling uit via je bank of betaalprovider (bijv. via Mollie Dashboard).
- Noteer het transactie-ID van de terugbetaling.
- Ga in WooCommerce naar de bestelling en klik op “Terugbetaling”.
- Vul het bedrag in en klik op “Handmatige terugbetaling”.
- Voeg een opmerking toe dat de terugbetaling buiten WooCommerce is verwerkt.
5. Bestelling markeren als ‘Geannuleerd’ of ‘Terugbetaald’
Nadat de terugbetaling is verwerkt:
- Verander de bestelstatus naar Geannuleerd (voor volledige retouren).
- Of laat de bestelling op Voltooid staan (voor gedeeltelijke terugbetalingen).
- Stuur de klant een bevestiging per e-mail.
Extra tips voor retouren en refunds
- Automatiseer retouren met een WooCommerce plugin zoals “Return Refund & Exchange for WooCommerce”.
- Verstuur een kortingscode na een retour om de klant alsnog te behouden.
- Controleer je retourproces en pas het aan als je merkt dat veel producten teruggestuurd worden.